บทความจาก “ใบไผ่” น้องฝึกงานด้านมาร์เก็ตติ้ง ที่ Omoo (The Omelet)
ลองจินตนาการว่าถ้ามีคนมาให้เงินคุณ 1,440 บาททุกๆวัน โดยคุณจะเอาเงินนั้นไปใช้อะไรก็ได้ แต่เมื่อจบวัน เงินนั้นก็จะหายไปทันที ไม่ว่าจะเหลืออยู่เท่าไหร่ เป็นคุณจะทำอย่างไรกับเงินนั้น คิดว่าทุกคนคงจะตอบเหมือนกันหมด คือเราก็จะใช้เงินนั้นให้เกิดประโยชน์สูงสุดให้หมดทุกวัน…
และนั้นก็คือคอนเซพท์เดียวกันกับเวลาในชีวิตเรา ที่มี 1,440 นาทีทุกวัน มีเท่ากันทุกคน แต่ทั้งๆที่ทุกคนมีเวลาเท่ากัน ทำไมผลลัพธ์ที่ได้จากการใช้เวลาของแต่ละคนนั้นช่างแตกต่างกันลิบ จนคำว่า “เวลาไม่พอ” “เวลาผ่านไปเร็วจัง” กลายเป็นคำพูดติดปากของใครหลายคนไปแล้ว
ถ้าเราไม่รู้จัก การบริหารจัดการเวลา ชีวิตก็จะเต็มไปด้วยความวุ่นวาย ทำงานไม่ทัน และส่งผลต่อความเครียด
และเมื่อเราเครียดเรื่องงาน ก็แทบจะเป็นไปไม่ได้เลย ที่จะไม่กระทบเรื่องส่วนตัว เคยไหม กลับมาบ้านพร้อมอารมณ์ค้างจากที่ทำงาน แล้วเอามาใส่กับคนที่บ้านต่อ กลายเป็นมาทะเลาะกับคนที่บ้านอีก ทีนี้ทั้งศึกนอกบ้าน ศึกในบ้าน วุ่นวายแก้ไม่ถูกเลยค่ะ
วันนี้เราเลยอยากจะมาแชร์ เทคนิคบริหารเวลา สำหรับผู้บริหาร หรือคนทำงานที่อยากจะมี relationship กับงานที่ดีขึ้น อยากจะยังอยากมีไฟ มีความสุขกับงาน ทำให้ชีวิตโดยรวมของเราเบาขึ้น
หัวข้อทั้งหมด
- จัดลำดับความสำคัญ คือคีย์
- จัดการตารางชีวิต
- เรียนรู้ที่จะพูดว่า “ไม่”
- กำจัดสิ่งรบกวน
- มอบหมายงาน
- สรุป ก็ คือ “มากกว่าการจัดการเวลา”
จัดลำดับความสำคัญ คือคีย์
พอเรามีงานเข้ามาจำนวนมาก อันนี้ก็ต้องทำ อันนี้ก็จำเป็น สิ่งที่ต้องทำเยอะแยะไปหมด… หงายหลังตึง นอนดีกว่า ล้อเล่นนะคะ สิ่งที่เราต้องทำ คือ การจัดลำดับความสำคัญ เราอยากนำเสนอ Eisenhower Matrix ในการเข้ามาช่วยจัดการสิ่งที่ต้องทำ หลายคนอาจจะไม่คุ้นชื่อ แต่น่าจะพอคุ้นหน้าคุ้นตามาบ้าง
วิธีการก็คือ เราลิสท์สิ่งที่เราต้องทำทั้งหมด แยกลงไปในแต่ละช่อง แต่ละหมวดหมู่
- สิ่งไหนที่สำคัญ และเร่งด่วนสุดๆ เราใส่ในช่อง เร่งด่วน/ สำคัญ
- งานไหนที่วางแพลนไว้แล้วว่าจะทำ ไม่เร่งด่วน แต่ว่าสำคัญ เราเอาไปใส่ในช่อง ไม่เร่งด่วน/ สำคัญ
- และงานที่ไม่สำคัญขนาดนั้น ไม่ได้เป็นคีย์หลัก แต่จำเป็นต้องทำ เช่นงานยิบย่อย ให้ใส่ เร่งด่วน/ ไม่สำคัญ หรือสามารถส่งต่องานนี้ให้คนอื่นทำ ตัวเราจะได้โฟกัสกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ
- ช่องสุดท้าย คือใส่สิ่งที่ไม่ได้เร่งด่วน และก็ยังไม่เห็นความสำคัญขนาดนั้น ใส่ใน ไม่เร่งด่วน/ ไม่สำคัญ ช่องนี้ เราเก็บไว้เวลาว่างๆเลย ไม่มีอะไรทำ ค่อยมาดูช่องนี้
เราหวังว่าในขั้นตอนนี้ คุณจะรู้สึกโล่งขึ้น ได้เขียนสิ่งที่ต้องทำ ที่วุ่นๆในหัวทั้งหมดออกมา
จัดการตารางชีวิต
ทีนี้พอเราได้สิ่งที่ต้องทำทั้งหมดมา ขั้นตอนต่อไป เราจะต้องมาเปิดปฏิทินชีวิตเรา หรือที่เรียกกันเกร๋ๆว่าการทำ Time Blocking เรียกง่ายๆก็คือ การทำตางรางเวลา การเอาเวลาของเราทั้งหมดมาใส่ว่าต้องทำอะไรบ้างในแต่ละช่วงเวลา
เราสามารถใช้โปรแกรมที่ช่วยให้การทำ Time Blocking ง่ายและสนุกขึ้น ส่วนตัวเราชอบ Google Calendar โปรแกรมที่เป็นที่นิยม ใช้กันแพร่หลาย ใช่ง่าย และที่สำคัญที่สุด คือใช้ฟรี สามารถเช็คตารางเวลาได้ตลอดไม่ว่าจะทางมือถือหรือคอม
รูปภาพจาก: www.dmit.co.th
วิธีการใช้ google calandar สำหรับมือใหม่ เราขอแนบลิ้งค์ไว้นะคะ สามารถเข้าไปดูกันได้
จากขั้นตอนที่แล้ว เราแยกสิ่งที่ต้องทำออกมากเป็นหลายกลุ่ม มาทีนี้ให้เราใส่ลงไปในตาราง เผื่อเวลาของแต่ละงานตามสมควร อย่าลืมเผื่อเวลาพักสายตา ระหว่างแต่ละงานกันด้วยนะคะ
ลำดับในการใส่คือ
- สิ่งที่จำเป็นและเร่งด่วน
- สิ่งที่ไม่จำเป็นแต่ไม่เร่งด่วน
- สิ่งที่ไม่จำเป็นแต่เร่งด่วน
- สิ่งที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (อันนี้ถ้ามีสล้อตเวลาเหลือค่ะ)
การที่เราใส่ตามลำดับแบบนี้ เพื่อให้มั่นใจว่าเราจะมีเวลาให้กับสิ่งที่สำคัญจริงๆก่อน จากนั้นค่อยใส่สิ่งที่สำคัญรองลงมา แนวคิดนี้เราได้มาจากคอนเซพท์ “The Jar of Life”
รูปภาพจาก: balancedaction.me
ก้อนหินใหญ่ๆนี้ เปรียบเหมือนสิ่งสำคัญต่างๆที่ต้องทำในชีวิตเรา อาจจะเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับงาน หรือไม่เกี่ยวกับงานก็ได้ และเม็ดทรายเล็กๆพวกนี้ เปรียบเหมือนสิ่งเล็กๆน้อยที่เราต้องทำ
ถ้าเราใส่ทรายลงไปในขวดโหลก่อน ก็จะไม่เหลือที่ให้ก้อนหินใหญ่แล้ว
แต่ถ้าเราให้ก้อนหินใหญ่ลงไปก่อน จากนั้นค่อยใส่ทรายลงไป แทรกระหว่างก้อนหิน เราก็จะสามารถใส่ทุกอย่างลงในขวดโหลได้
เราชอบคอนเซพท์นี้มาก มันเป็นการเตือนให้เราให้ความสำคัญให้ถูกเรื่องใน การจัดการเวลา ในชีวิต มาแชร์เผื่อจะมีประโยชน์ค่ะ
เรียนรู้ที่จะพูดว่า “ไม่”
หวังว่าทุกคนจะยังหายใจกันได้โล่งอยู่นะคะ หลังจากที่เห็นตารางสิ่งที่ต้องทำของตัวเอง เราเข้าใจค่ะ เหมือนเราได้เห็นความจริงของชีวิตเลย นี้แหละ
เราอยากจะให้ทุกคนจำความรู้สึกนี้ไว้ให้ดีๆ ไว้ใช้ในตอนที่เราจะรับปากทำงานจากการไหว้วานของคนอื่นที่มาขอให้ช่วย จำไว้ว่าเราไม่ได้ใจร้ายที่ไม่สามารถช่วยทุกคนได้ เพราะตารางเวลาเราก็แน่น มีหลายอย่างต้องทำ และที่สำคัญคือแม้แต่ถ้าเรามีเวลาว่าง แล้วเราอยากจะพัก ก็ไม่ต้องรู้สึกผิดนะคะ
แต่ถ้าเราเต็มใจและพร้อมจริงๆ เราก็สามารถช่วยงานคนอื่นได้ เราแค่อย่าลืมโฟกัส และให้ความสำคัญกับสิ่งที่หน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบเรื่องของตัวเอง
งานวิจัย ระบุว่าการปฏิเสธคำขอที่ไม่สมเหตุสมผลสามารถลดความเหนื่อยล้าทางอารมณ์ลงได้ถึง 70% ซึ่งหมายถึงความเครียดที่ลดลงและการมีความรู้สึกควบคุมงานที่ทำได้ดีขึ้น (research conducted by the University of California, Riverside) เป็นกำลังใจให้ทุกคนนะคะ
กำจัดสิ่งรบกวน
เคยมั้ย ลงนั่งทำงาน ผ่านไปแล้วครึ่งชม งานยังไม่ขยับสักนิดเลย รู้ตัวอีกทีมั่วเช็คเมลล์ ไถ่ Tiktok เพลิน เราเป็นบ่อยเลยค่ะ แล้วก็มานั่งรู้สึกผิดทีหลัง ว่ามั่วเสียเวลา ถ้าเอาไปทำงาน ได้ตั้งเยอะ
ถ้าเป็นแบบนี้ไม่ว่าเราจะจัด Time Blocking หรือมี เทคนิคบริหารเวลา ที่ดีแค่ไหน ก็ทำไม่ได้ตามแพลนอยู่ดี สิ่งรบกวนมันเยอะค่ะ ถ้าเราไม่ตั้งหลักดีๆ จัดสภาพแวดล้อมให้เป็นใจกับการทำงาน เราเคยดูยูทูปของช่อง Ali Abdaal (จำไม่ได้จริงๆว่าคลิปไหน ต้องขอโทษด้วยค่ะ)
เค้าแนะนำว่าก่อนจะลงนั่งทำงาน ในแต่ละช่วง เช่น เริ่มวัน กลับมาหลังมื้อเที่ยงหรือ หลังจากพักบ่าย ให้เราตั้งเตรียมพร้อม เช่นไปเข้าห้องนำ้ ดื่มนำ้ เปิดไฟในแสงพอเหมาะ ปรับอุณหภูมิให้สบาย ปรับสภาพแวดล้อมและตัวเราให้พร้อมกับการนั่งทำงานได้ต่อเนื่อง แบบสบายที่สุด และที่สำคัญปิดเสียงแจ้งเตือนต่างๆไม่ให้มากวนสมาธิ ส่วนตัวเราได้ลองวิธีนี้ดูแล้ว และมันได้ผลดีมากๆ แบบที่น่าแปลกใจ ทั้งที่ดูเป็นวิธีที่ธรรมดามากๆ
วิธีนี้ทำให้เราสามารถโฟกัสกับงานได้เป็นช่วงเวลานาน ทำให้เกิด deep focus ทำงานเสร็จได้เร็ว มีประสิธิภาพมากขึ้น
ที่สำคัญคือคุณต้องคอยสังเกตุตัวเอง ว่าตัวเราเองทำงานได้ดีที่สุดในสภาพแวดล้อมแบบไหน เช่นบางคนชอบไปนั่งทำงานที่คาเฟ่ ชอบเปิดเพลงคลอไปด้วย ชอบอยู่ในที่ที่เห็นนคนนั่งทำงาน จะมีไฟในการทำงานไปด้วย ลองเอาเทคนิคที่เรามาแชร์วันนี้บวกกับคอยสังเกตตัวเองมาประยุคเข้าด้วยกันนะคะ
มอบหมายงาน
“คุณไม่สามารถสร้างทีมที่ยิ่งใหญ่ได้ หากไม่มอบหมายงานที่ยิ่งใหญ่ให้พวกเขา”
Steve Jobs (ผู้ก่อตั้ง Apple)
บางครั้งสิ่งที่ยากที่สุดในการเติบโต ไม่ว่าจะเป็นการเติบโตในฐานะคนทำงานในองกรค์หรือเจ้าของธุรกิจ คือการไม่กอดงานทุกอย่างไว้ แต่ต้องแบ่งงานออกไปให้คนที่เหมาะสมทำ เป็นการเชื่อใจ ว่าเค้าจะทำออกมาได้ดี หรือยอมที่จะแก้ไขไปด้วยกัน เราว่านี้เป็นความสามารถที่สำคัญในการที่เราเติบโตในสายงานแบบไม่ทรมานตัวเองนะคะ เราเองก็ยังทำได้ไม่เพอร์เฟค ยังต้องฝึกอยู่ทุกวัน เรามาพยายามพัฒนาไปด้วยกันค่ะ
สรุป ก็ คือ “มากกว่าการจัดการเวลา”
คืองี้ค่ะ พอเรามานั่งนึกเกี่ยวกับประสบณ์ การจัดการเวลา ของตัวเอง และคนรอบข้าง เราพบว่าความสามารถในการบริหารเวลาของแต่ละคนเนี่ย ไม่ได้ขึ้นอยู่กับ skill หรือความรู้อย่างเดียว แต่มันขึ้นกับสภาพจิตใจของเราในช่วงเวลานั้นๆ
ลองนึกถึงช่วงเวลาที่เรามีเรื่องเครียด เช่น น้องหมาไม่สบาย หรือทะเลาะกับคนที่บ้านสิ อย่าว่าแต่ความสามารถในการบริหารเวลาเลย แต่จะกินนอนเป็นเวลา ยังไม่สามารถเลย
สภาพจิตใจเป็นสิ่งที่เราต้องให้ความสำคัญมากที่สุด เมื่อเรามีสภาพจิตใจดี ความสามารถของเราจะสามารถออกมาเฉิดฉายได้เต็มที่ เพราะฉะนั้น อย่าลืมดูแลจิตใจกันเยอะๆนะคะ
เราไม่อยากให้บทความนี้ทำให้ทุกคนยัดทุกอย่างลงไปในตารางชีวิต จนเต็มแน่น ไม่มีเวลาหายใจ และ burnout ในท้ายที่สุด แต่อยากให้บทความนี้ช่วยให้ทุกคนบริหารเวลาได้เก่งขึ้น เพื่อจะได้มีเวลาว่างๆ ให้ปล่อยใจฝัน หรือไปทำงานอดิเรกต่างๆของตัวเอง เก็บแรง ช้าตพลังมาเริ่มทำงานกันใหม่แบบสดใสในวันจันทร์นี้ค่ะ
อยากให้ทุกคนมองการทำงานเหมือนเป็นการวิ่งมาราทอน เราโฟกัสกับกับเส้นชัยได้ แต่ก็ต้องอย่าลืมพักชื่นชมวิวระหว่างทางไปด้วย และความสุขชีวิตเราไม่ได้มีแค่การทำงาน ยังมีอีกหลายๆด้านให้เราได้เอ็นจอย ในขณะที่พยายามวิ่งไปขว้าฝันค่ะ
จากใจผู้เขียน
เราตั้งใจเขียนบทความนี้มากๆ หวังให้เป็นเหมือนเพื่อนมาแชร์ให้เพื่อนฟังนะคะ มีใครอยากแชร์เคล็ดลับบริหารเวลาอะไรสามารถคอมเมนท์ได้เลย รออ่านนะคะ
